Art. 45 Quality assurance

¹ The FIS shall assess the relevance and accuracy of personal data before recording it in an information system. Reports that contain several sets of personal data shall be assessed in their entirety before they are recorded in the filing system.

² It shall only record data that may be used to fulfil the tasks in accordance with Article 6, subject to compliance with Article 5 paragraphs 5–8.

³ It shall destroy data that may not be recorded in any information system or return it to the sender for further investigation or for processing on the sender’s own initiative.

⁴ It shall periodically check in all information systems whether the recorded sets of personal data are still required to carry out its tasks. It shall delete data records that are no longer required. Incorrect data shall be corrected immediately or deleted; Article 44 paragraph 2 remains reserved.

⁵ The FIS’s internal quality assurance service shall carry out the following tasks:

a.: it shall review the personal data in the system IASA-GEX FIS (Art. 50) with regard to its relevance and accuracy;
b.: it shall periodically review the reports from the cantonal executive authorities recorded in the INDEX FIS system (Art. 51) with regard to their relevance and accuracy;
c.: it shall verify by random sample the legality, expediency, effectiveness and accuracy of the data processing in all FIS information systems;
d.: it shall delete data in the INDEX FIS system that originates from preliminary investigations conducted by the cantons which was recorded more than five years previously, and data whose deletion is requested by the canton;
e.: it shall arrange internal training sessions for FIS employees on data protection matters.

Art. 45 Controllo della qualità

¹ Il SIC valuta la rilevanza e l’esattezza dei dati personali prima di registrarli in un sistema d’informazione. Valuta nel loro insieme le informazioni che contengono più dati personali prima di registrarle nel sistema di ordinamento.

² Il SIC registra unicamente i dati necessari per l’adempimento dei compiti di cui all’articolo 6, tenendo conto dell’articolo 5 capoversi 5–8.

³ Il SIC distrugge i dati che non è lecito registrare in alcun sistema d’informazione oppure li rinvia al mittente per ulteriori accertamenti o per il trattamento di competenza di quest’ultimo.

⁴ Il SIC verifica periodicamente in tutti i sistemi d’informazione se gli insiemi di dati personali registrati sono ancora necessari per l’adempimento dei suoi compiti. Cancella gli insiemi di dati non più necessari. I dati inesatti sono immediatamente rettificati o cancellati; è fatto salvo l’articolo 44 capoverso 2.

⁵ L’organo interno di controllo della qualità del SIC assume i compiti seguenti:

a.: verifica la rilevanza e l’esattezza dei dati personali nel sistema IASA‑GEX SIC (art. 50);
b.: verifica periodicamente la rilevanza e l’esattezza dei rapporti delle autorità d’esecuzione cantonali registrati nel sistema INDEX SIC (art. 51);
c.: controlla a campione in tutti i sistemi d’informazione del SIC la legalità, l’adeguatezza, l’efficacia e l’esattezza del trattamento dei dati;
d.: cancella nel sistema INDEX SIC i dati risultanti da accertamenti preliminari dei Cantoni e la cui registrazione risale a oltre cinque anni prima, nonché i dati che il Cantone propone di cancellare;
e.: provvede alla formazione interna dei collaboratori del SIC in materia di protezione dei dati.

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Il presente documento non è una pubblicazione ufficiale. Fa unicamente fede la pubblicazione della Cancelleria federale. Ordinanza sulle pubblicazioni ufficiali, OPubl.