1. La Conférence se réunit une fois par année en session ordinaire. Elle peut en outre se réunir en session extraordinaire à la demande des deux tiers de tous les Membres.
2. Chaque Membre est représenté par deux délégués au plus. Les délégués peuvent être accompagnés de conseillers. La Conférence élit un Président et deux VicePrésidents, dont le mandat s’étend jusqu’à la session ordinaire suivante.
3. La Conférence:
- a)
- prend les décisions nécessaires pour atteindre les objectifs prévus à l’art. II;
- b)
- décide du lieu de ses réunions;
- c)
- peut détenir des fonds et conclure des contrats;
- d)
- adopte son Règlement intérieur;
- e)
- peut, par une décision prise à la majorité des deux tiers des Membres présents et votants, créer les organes subsidiaires qui se révéleraient nécessaires;
- f)
- approuve un plan indicatif d’exécution du Programme Général mentionné à l’art. II, 2, et en fixe la durée. En approuvant ce plan, la Conférence détermine, par un vote unanime des Membres présents et votants, le montant maximum des engagements pour la période précitée. Ce montant ne peut être modifié Par la suite sans une décision de la Conférence, prise à l’unanimité des Membres présents et votants;
- g)
- adopte le budget annuel ordinaire et prend, à la majorité des deux tiers des Membres présents et votants, les dispositions financières nécessaires;
- h)
- approuve l’estimation provisoire des dépenses pour les deux années suivantes;
- i)
- prend connaissance des dispositions financières particulières relatives à chaque Projet Spécial préalablement adopté par les Membres qui participent à ce Projet;
- j)
- adopte son Règlement financier à la majorité des deux tiers des Membres présents et votants;
- k)
- approuve et publie ses comptes annuels vérifiés;
- 1)
- approuve le rapport annuel présenté par le Secrétaire Général.
- 4.
- a) (i) Chaque Membre dispose d’une voix à la Conférence.
- (ii)
- Un Membre ne peut toutefois voter sur les modalités d’exécution d’un Projet Spécial que s’il participe à ce Projet.
- (iii)
- Les Etats qui ont signé mais non encore ratifié, accepté ou approuvé le présent Accord pourront se faire représenter à la Conférence et participer à ses travaux, sans droit de vote, pendant un délai de deux ans après l’entrée en vigueur de l’Accord.
- (iv)
- Un Membre n’a pas le droit de vote à la Conférence s’il n’a pas versé ses contributions pendant deux exercices financiers consécutifs.
- b)
- Sauf dispositions contraires du présent Accord, les décisions de la Conférence sont prises à la majorité des Membres présents et votants.
- c)
- La présence de délégués de la majorité de tous les Membres est nécessaire pour que la Conférence délibère et vote valablement.