Art. 75b Data processing

¹ The Agency shall process, on paper and in one or more information systems, employee data for the fulfilment of its tasks in accordance with this Act, in particular for:

a.: determining personnel requirements;
b.: meeting personnel requirements through staff recruitment;
c.: wage and salary accounting, preparation of personnel records, social insurance notifications;
d.: development and long-term retention of staff;
e.: maintenance and improvement of staff qualifications;
f.: planning, management and control through data analysis, benchmarking, reporting and planning of measures.

² It may process the following personnel data necessary for the fulfilment of its tasks as specified in paragraph 1, including sensitive personal data:

a.: personal details;
b.: information on the health situation in relation to fitness for work;
c.: information on performance and potential, and on personal and professional development;
d.: data required for participation in the enforcement of social insurance law;
e.: procedural documents and decisions by authorities relating to work.

³ It shall be responsible for data protection and security.

⁴ It may pass on data to third parties if a legal basis for this exists, or if written consent has been given by the data subject.

⁵ It shall issue implementing provisions on:

a.: the architecture, organisation and operation of the information systems;
b.: the processing of data, in particular the collection, storage, archiving and destruction thereof;
c.: data processing permissions;
d.: data categories in accordance with paragraph 2;
e.: data protection and security.

⁶ It may provide for the disclosure of non-sensitive data through retrieval procedures. It shall issue implementing provisions for this purpose.

²⁰⁶ Inserted by No I of the FA of 22 March 2019, in force since 26 May 2021 (AS 2020 2961; BBl 2019 1).

Art. 75b Traitement des données

¹ L’institut traite, sous forme papier et dans un ou plusieurs systèmes d’information, les données relatives au personnel dont il a besoin pour exécuter les tâches qui lui sont assignées par la présente loi, notamment pour:

a.: déterminer les effectifs nécessaires;
b.: recruter du personnel afin de garantir les effectifs nécessaires;
c.: gérer les salaires et les rémunérations, établir les dossiers du personnel et gérer les communications adressées aux assurances sociales;
d.: promouvoir des mesures de développement et de fidélisation des employés;
e.: maintenir et augmenter le niveau de qualification des employés;
f.: assurer une planification, un pilotage et un contrôle au moyen d’analyses de données, de comparaisons, de rapports et de plans de mesures.

² Il peut traiter les données suivantes relatives au personnel qui sont nécessaires à l’exécution des tâches mentionnées à l’al. 1, y compris les données sensibles:

a.: données relatives à la personne;
b.: données relatives à l’état de santé en rapport avec la capacité de travail;
c.: données relatives aux prestations, au potentiel et au développement personnel et professionnel;
d.: données requises dans le cadre de la collaboration à la mise en œuvre du droit des assurances sociales;
e.: actes de procédure et décisions des autorités ayant trait au travail.

³ Il est responsable de la protection et de la sécurité des données.

⁴ Il peut transmettre des données à des tiers s’il existe une base légale ou si la personne à laquelle les données se rapportent y a consenti par écrit.

⁵ Il édicte des dispositions d’exécution concernant:

a.: l’architecture, l’organisation et l’exploitation des systèmes d’information;
b.: le traitement des données, notamment leur collecte, leur conservation, leur archivage et leur destruction;
c.: les autorisations de traitement des données;
d.: les catégories de données visées à l’al. 2;
e.: la protection et la sécurité des données.

⁶ Il peut prévoir la communication en ligne de données non sensibles à des tiers. Il édicte les dispositions d’exécution.

²⁰⁹ Introduit par le ch. I de la LF du 22 mars 2019, en vigueur depuis le 26 mai 2021 (RO 2020 2961; FF 2019 1).

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