Art. 5 Digitalizzazione di documenti fisici

¹ Le unità amministrative digitalizzano i documenti in entrata o creati in forma cartacea o in un’altra forma fisica e che contengono informazioni pertinenti agli affari. Sono fatti salvi i documenti fisici che per motivi tecnici non sono adatti alla digitalizzazione.

² Ai fini della gestione degli affari, i documenti elettronici sono considerati versioni determinanti.

³ Le unità amministrative distruggono i documenti fisici tre mesi dopo la digitalizzazione. I documenti non sono distrutti:

a.: fintanto che devono essere conservati in base a disposizioni legali;
b.: fintanto che sono probabilmente necessari per provare fatti giuridicamente rilevanti; a tal fine le unità amministrative definiscono categorie di documenti nelle loro direttive organizzative (art. 10);
c.: fintanto che sono necessari per il disbrigo degli affari;
d.: se devono essere conservati tenuto conto della loro importanza storica o culturale.

⁴ Nel sistema di gestione degli affari è registrato il luogo in cui sono conservati i documenti fisici che non sono stati distrutti.

Art. 5 Numérisation de documents physiques

¹ Les unités administratives numérisent les documents qu’elles reçoivent ou produisent sur support physique, notamment papier, et qui contiennent des informations importantes pour les affaires. Les documents physiques qui, pour des raisons techniques, ne s’y prêtent pas n’ont pas à être numérisés.

² La version numérisée fait foi dans le cadre de la gestion des affaires.

³ Les unités administratives détruisent les documents physiques trois mois après leur numérisation. Un document ne doit pas être détruit:

a.: tant que la loi prévoit qu’il doit être conservé;
b.: tant qu’il pourrait vraisemblablement être utile pour apporter des preuves dans le cadre d’une procédure; les unités administratives définissent à cet effet des catégories de documents dans leurs directives d’organisation (art. 10);
c.: tant qu’il est encore utile pour traiter une affaire;
d.: s’ils doivent être conservés en raison de leur valeur historique ou culturelle.

⁴ Le lieu d’archivage des documents physiques non détruits est indiqué dans le système de gestion des affaires.

Il presente documento non è una pubblicazione ufficiale. Fa unicamente fede la pubblicazione della Cancelleria federale. Ordinanza sulle pubblicazioni ufficiali, OPubl.
Ceci n’est pas une publication officielle. Seule la publication opérée par la Chancellerie fédérale fait foi. Ordonnance sur les publications officielles, OPubl.