Art. 21 Règlement de traitement

¹ Les organes fédéraux responsables établissent un règlement de traitement pour les fichiers automatisés qui répondent à l’un des critères suivants:

a.: contenir des données personnelles sensibles ou des profils de la personnalité;
b.: être utilisés par plusieurs organes fédéraux;
c.: être accessibles aux cantons, à des autorités étrangères, à des organisations internationales ou à des personnes privées;
d.: être connectés à d’autres fichiers.

² L’organe fédéral responsable précise dans le règlement de traitement son organisation interne. Il y décrit en particulier les procédures de traitement et de contrôle des données et y intègre les documents relatifs à la planification, à l’élaboration et à la gestion du fichier. Le règlement contient les informations nécessaires à la déclaration des fichiers (art. 16) et les indications suivantes:

a.: l’organe responsable de la protection et de la sécurité des données;
b.: la provenance des données;
c.: les buts dans lesquels des données sont régulièrement communiquées;
d.: les procédures de contrôle et en particulier les mesures techniques et organisationnelles visées à l’art. 20 de la présente ordonnance;
e.: la description des champs de données et des unités d’organisation qui y ont accès;
f.: l’accès des utilisateurs au fichier, ainsi que la nature et l’étendue de cet accès;
g.: les procédures de traitement des données, notamment les procédures de rectification, de blocage, d’anonymisation, de sauvegarde, de conservation, d’archivage ou de destruction des données;
h.: la configuration des moyens informatiques;
i.: la procédure d’exercice du droit d’accès.

³ Le règlement est régulièrement mis à jour. Il est mis à la disposition des organes chargés du contrôle sous une forme qui leur est intelligible.

Art. 21 Regolamento per il trattamento

¹ Gli organi federali responsabili emanano un regolamento per il trattamento delle collezioni di dati automatizzati che presentano una delle seguenti caratteristiche:

a.: contengono dati personali degni di particolare protezione o profili della personalità;
b.: sono utilizzate da parecchi organi federali;
c.: sono accessibili a Cantoni, autorità estere, organizzazioni internazionali o privati;
d.: sono collegate ad altre collezioni di dati.

² L’organo federale responsabile precisa l’organizzazione interna nel regolamento. In particolare descrive le procedure di trattamento e di controllo dei dati e integra i documenti relativi alla pianificazione, all’elaborazione e alla gestione della collezione di dati. Il regolamento contiene le informazioni necessarie per la notifica delle collezioni (art. 16) e dà indicazioni su:

a.: l’organo responsabile della protezione e della sicurezza dei dati;
b.: la provenienza dei dati;
c.: gli scopi per i quali i dati sono regolarmente comunicati;
d.: le procedure di controllo e in particolare le misure tecniche e organizzative previste dall’articolo 20;
e.: la descrizione dei campi di dati e delle unità organizzative che hanno accesso;
f.: il modo d’accesso degli utenti alla collezione di dati nonché l’estensione dell’accesso;
g.: le procedure di trattamento dei dati, segnatamente le procedure di rettificazione, di blocco, di anonimizzazione, di salvaguardia, di conservazione, di archiviazione e di distruzione dei dati;
h.: la configurazione dei mezzi informatici;
i.: la procedura di esercizio del diritto d’accesso.

³ Il regolamento è aggiornato periodicamente. È messo a disposizione degli organi incaricati del controllo in una forma per loro intelligibile.

Ceci n’est pas une publication officielle. Seule la publication opérée par la Chancellerie fédérale fait foi. Ordonnance sur les publications officielles, OPubl.
Il presente documento non è una pubblicazione ufficiale. Fa unicamente fede la pubblicazione della Cancelleria federale. Ordinanza sulle pubblicazioni ufficiali, OPubl.