Art. 11a Register of data files

¹ The Commissioner maintains a register of data files that is accessible online. Anyone may consult the register.

² Federal bodies must declare all their data files to the Commissioner in order to have them registered.

³ Private persons must declare their data files if:

a.: they regularly process sensitive personal data or personality profiles; or
b.: they regularly disclose personal data to third parties.

⁴ The data files must be declared before they are opened.

⁵ In derogation from the provisions in paragraphs 2 and 3, the controller of data files is not required to declare his files if:

a.: private persons are processing the data in terms of a statutory obligation;
b.: the Federal Council has exempted the processing from the registration requirement because it does not prejudice the rights of the data subjects;
c.: he uses the data exclusively for publication in the edited section of a periodically published medium and does not pass on any data to third parties without informing the data subjects;
d.: the data is processed by journalists who use the data file exclusively as a personal work aid;
e.: he has designated a data protection officer who independently monitors internal compliance with data protection regulations and maintains a list of the data files;
f.: he has acquired a data protection quality mark under a certification procedure in accordance with Article 11 and has notified the Commissioner of the result of the evaluation.

⁶ The Federal Council regulates the modalities for the declaration of data files for registration, the maintenance and the publication of the register, the appointment and duties of the data protection officer under paragraph 5 letter e and the publication of a list of controllers of data files that are relieved of the reporting obligation under paragraph 5 letters e and f.

¹⁸ Inserted by No I of the FA of 24 March 2006, in force since 1 Jan. 2008 (AS 2007 4983; BBl 2003 2101).

Art. 11a Registre des fichiers

¹ Le préposé tient un registre des fichiers accessible en ligne. Toute personne peut consulter ce registre.

² Les organes fédéraux sont tenus de déclarer leurs fichiers au préposé pour enregistrement.

³ Les personnes privées sont tenues de déclarer leurs fichiers dans les cas suivants:

a.: elles traitent régulièrement des données sensibles ou des profils de la personnalité;
b.: elles communiquent régulièrement des données personnelles à des tiers.

⁴ Les fichiers doivent être déclarés avant d’être opérationnels.

⁵ Par dérogation aux al. 2 et 3, le maître du fichier n’est pas tenu de déclarer son fichier:

a.: si les données sont traitées par une personne privée en vertu d’une obligation légale;
b.: si le traitement est désigné par le Conseil fédéral comme n’étant pas susceptible de menacer les droits des personnes concernées;
c.: s’il utilise le fichier exclusivement pour la publication dans la partie rédactionnelle d’un média à caractère périodique et ne communique pas les données à des tiers à l’insu des personnes concernées;
d.: si les données sont traitées par un journaliste qui se sert du fichier comme un instrument de travail personnel;
e.: s’il a désigné un conseiller à la protection des données indépendant chargé d’assurer l’application interne des dispositions relatives à la protection des données et de tenir un inventaire des fichiers;
f.: s’il s’est soumis à une procédure de certification au sens de l’art. 11, a obtenu un label de qualité et a annoncé le résultat de la procédure de certification au préposé.

⁶ Le Conseil fédéral règle les modalités de déclaration des fichiers de même que la tenue et la publication du registre; il précise le rôle et les tâches des conseillers à la protection des données visés à l’al. 5, let. e; il règle la publication d’une liste des maîtres de fichiers qui sont déliés de leur devoir de déclarer leurs fichiers selon l’al. 5, let. e et f.

¹⁶ Introduit par le ch. I de la LF du 24 mars 2006, en vigueur depuis le 1^er janv. 2008 (RO 2007 4983; FF 2003 1915).

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