Art. 3 Archiviazione di documenti originali nel sistema di ordinamento

¹ I collaboratori del SIC che assegnano i documenti originali a un sistema d’informazione di cui all’articolo 1 capoverso 1 verificano prima dell’archiviazione se:

a.: sussistono indizi sufficienti di un nesso con i compiti secondo l’articolo 6 LAIn;
b.: i limiti posti al trattamento dei dati dall’articolo 5 capoverso 5 LAIn sono rispettati; e
c.: le informazioni contenute nei documenti originali sono esatte e rilevanti sulla base della qualità della fonte e della modalità di trasmissione.

² Se vi sono dubbi, verificano il contenuto del documento originale in questione.

³ Se la verifica ha esito negativo, i collaboratori distruggono il documento originale oppure lo rinviano al mittente se proviene da un’autorità d’esecuzione cantonale.

⁴ Se un documento originale contiene informazioni su più persone, lo valutano nel suo insieme.

⁵ Se è indubbio, sulla base della definizione annuale delle priorità degli ambiti tematici trattati dal SIC, che un documento originale deve essere archiviato in IASA SIC, il collaboratore lo assegna direttamente a tale sistema d’informazione.

⁶ Nel caso dell’archiviazione di dati in INDEX SIC nelle sezioni di cui all’articolo 29 lettere b e c, la verifica secondo il capoverso 1 è eseguita dal collaboratore competente dell’autorità d’esecuzione cantonale.

⁷ Il SIC può rendere possibile, con l’ausilio del riconoscimento ottico dei caratteri (tecnica OCR), la ricerca di dati nei sistemi d’informazione e di memorizzazione.

⁸ Distrugge i supporti di informazioni che sono archiviati in forma digitale e come documento originale.

Art. 3 Classement de documents originaux dans le dossier d’archivage

¹ Les collaborateurs du SRC qui attribuent les documents originaux à un système d’information au sens de l’art. 1, al. 1, examinent avant leur classement:

a.: s’il y a suffisamment d’éléments indiquant qu’ils ont une relation avec les tâches définies à l’art. 6 LRens;
b.: si les restrictions de traitement des données énoncées à l’art. 5, al. 5, LRens, sont respectées, et
c.: si les informations contenues dans les documents originaux sont exactes et pertinentes sur la base de la qualité des sources et du genre de transmission.

² En cas de doute, ils contrôlent le contenu du document original concerné.

³ Si le résultat du contrôle est négatif, les collaborateurs détruisent le document original ou le renvoient à l’expéditeur s’il s’avère qu’il provient d’une autorité d’exécution cantonale.

⁴ Les documents originaux qui contiennent des informations sur plusieurs personnes sont évalués dans leur globalité.

⁵ S’il est évident, sur la base de la définition annuelle des thématiques prioritaires traitées par le SRC, qu’un document original doit être classé dans IASA SRC, le collaborateur l’attribue directement à ce système d’information.

⁶ Lorsque des données doivent être versées dans le système INDEX SRC dans les domaines visés par l’art. 29, let. b et c, le contrôle au sens de l’al. 1 incombe au collaborateur de l’autorité d’exécution cantonale en charge de cette tâche.

⁷ Le SRC peut rendre possible la recherche de données dans les systèmes d’information et de stockage de données grâce à la reconnaissance optique de caractères (ROC).

⁸ Il détruit les supports de données qui sont numérisés et classés en tant que documents originaux.

Il presente documento non è una pubblicazione ufficiale. Fa unicamente fede la pubblicazione della Cancelleria federale. Ordinanza sulle pubblicazioni ufficiali, OPubl.
Ceci n’est pas une publication officielle. Seule la publication opérée par la Chancellerie fédérale fait foi. Ordonnance sur les publications officielles, OPubl.