Diritto nazionale 1 Stato - Popolo - Autorità 17 Autorità federali
Landesrecht 1 Staat - Volk - Behörden 17 Bundesbehörden

172.010.441 Ordinanza del 3 aprile 2019 sulla gestione elettronica degli affari nell'Amministrazione federale (Ordinanza GEVER)

172.010.441 Verordnung vom 3. April 2019 über die elektronische Geschäftsverwaltung in der Bundesverwaltung (GEVER-Verordnung)

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Art. 5 Digitalizzazione di documenti fisici

1 Le unità amministrative digitalizzano i documenti in entrata o creati in forma cartacea o in un’altra forma fisica e che contengono informazioni pertinenti agli affari. Sono fatti salvi i documenti fisici che per motivi tecnici non sono adatti alla digitalizzazione.

2 Ai fini della gestione degli affari, i documenti elettronici sono considerati versioni determinanti.

3 Le unità amministrative distruggono i documenti fisici tre mesi dopo la digitalizzazione. I documenti non sono distrutti:

a.
fintanto che devono essere conservati in base a disposizioni legali;
b.
fintanto che sono probabilmente necessari per provare fatti giuridicamente rilevanti; a tal fine le unità amministrative definiscono categorie di documenti nelle loro direttive organizzative (art. 10);
c.
fintanto che sono necessari per il disbrigo degli affari;
d.
se devono essere conservati tenuto conto della loro importanza storica o culturale.

4 Nel sistema di gestione degli affari è registrato il luogo in cui sono conservati i documenti fisici che non sono stati distrutti.

Art. 5 Digitalisierung von physischen Dokumenten

1 Die Verwaltungseinheiten lesen Dokumente, die auf Papier oder in anderer physischer Form eingehen oder erstellt werden und die geschäftsrelevante Informationen enthalten, elektronisch ein. Ausgenommen sind physische Dokumente, die sich aus technischen Gründen nicht dafür eignen.

2 Das elektronische Dokument wird für die Zwecke der Geschäftsverwaltung als massgebliche Version behandelt.

3 Die Verwaltungseinheiten vernichten die physischen Dokumente drei Monate nach dem Einlesen. Nicht vernichtet werden Dokumente:

a.
solange sie aufgrund gesetzlicher Regelungen aufzubewahren sind;
b.
solange sie voraussichtlich benötigt werden, um rechtserhebliche Sachverhalte zu beweisen; die Verwaltungseinheiten definieren hierzu in den Organisationsvorschriften (Art. 10) Kategorien von Dokumenten;
c.
solange sie für die Erledigung der Geschäfte noch benötigt werden;
d.
die aufgrund ihrer historischen oder kulturellen Bedeutung aufzubewahren sind.

4 Im Geschäftsverwaltungssystem wird der Standort von nicht vernichteten physischen Dokumenten festgehalten.

 

Il presente documento non è una pubblicazione ufficiale. Fa unicamente fede la pubblicazione della Cancelleria federale. Ordinanza sulle pubblicazioni ufficiali, OPubl.
Dies ist keine amtliche Veröffentlichung. Massgebend ist allein die Veröffentlichung durch die Bundeskanzlei.