1 Les réquisitions et les pièces justificatives sont conservées pendant 30 ans à compter de l’inscription au registre journalier. Les statuts des entités juridiques et les actes de fondation doivent toujours être disponibles dans une version actuelle.
2 Lorsqu’une entité juridique est radiée du registre du commerce, les réquisitions, les pièces justificatives et les éventuels répertoires des membres peuvent être détruits dix ans après la radiation.
3 La réquisition et les pièces justificatives doivent porter la date et le numéro de l’inscription au registre journalier.
4 La correspondance relative aux inscriptions est conservée pendant dix ans.
5 Lorsque la loi ou l’ordonnance prévoit que des documents doivent être produits à l’office du registre du commerce sans qu’il s’agisse de pièces justificatives, ces documents doivent être pourvus du numéro d’identification des entreprises de l’entité juridique concernée et conservés avec les pièces justificatives qui s’y rapportent.
6 Les réquisitions, les pièces justificatives ou les autres documents sur papier peuvent être numérisés électroniquement et être légalisés selon l’OAAE258, en particulier son art. 13. Les documents papier reliés peuvent être défaits pour qu’ils puissent être numérisés électroniquement. Sous réserve de dispositions contraires du droit cantonal, les originaux sur papier peuvent être détruits.259
7 Les réquisitions, les pièces justificatives ou les autres documents disponibles sous forme électronique ne doivent pas être supprimés. Ils doivent être conservés par l’office du registre du commerce de manière à ce que les données ne puissent plus être modifiées.260
259 Introduit par l’annexe ch. 1 de l’O du 23 sept. 2011 sur le registre foncier (RO 2011 4659). Nouvelle teneur selon l’annexe ch. II 4 de l’O du 8 déc. 2017 sur l’établissement d’actes authentiques électroniques et la légalisation électronique, en vigueur depuis le 1er fév. 2018 (RO 2018 89).
260 Introduit par le ch. I de l’O du 6 mars 2020, en vigueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 971).
1 Le notificazioni e i documenti giustificativi sono conservati per una durata di 30 anni dopo l’iscrizione nel registro giornaliero. Lo statuto degli enti giuridici e gli atti di fondazione devono sempre corrispondere alla situazione attuale.
2 Se un ente giuridico è cancellato dal registro di commercio, le notificazioni, i documenti giustificativi e gli eventuali elenchi dei soci possono essere distrutti 10 anni dopo la cancellazione.
3 Le notificazioni e i documenti giustificativi recano la data e il numero dell’iscrizione nel registro giornaliero.
4 La corrispondenza in relazione con le iscrizioni è conservata per 10 anni.
5 Se la legge o l’ordinanza prescrive il deposito presso l’ufficio del registro di commercio di documenti che non sono considerati documenti giustificativi, occorre munirli del numero d’identificazione delle imprese del relativo ente giuridico e conservarli insieme con i documenti giustificativi di quest’ultimo.
6 Notificazioni, documenti giustificativi o altri documenti in forma cartacea possono essere digitalizzati dall’ufficio del registro di commercio ai fini dell’archiviazione e autenticati conformemente all’OAPuE260 e in particolare al suo articolo 13. I documenti cartacei rilegati possono essere sciolti ai fini della digitalizzazione. Gli originali cartacei possono essere distrutti, a condizione che il diritto cantonale non lo escluda.261
7 Notificazioni, documenti giustificativi o altri documenti in forma elettronica non possono essere cancellati. Devono essere conservati dall’ufficio del registro di commercio in modo da impedire che i dati possano essere modificati.262
261 Introdotto dall’all. n. 1 dell’O del 23 set. 2011 sul registro fondiario (RU 2011 4659). Nuovo testo giusta l’all. n. II 4 dell’O dell’8 dic. 2017 sulla realizzazione di atti pubblici e autenticazioni in forma elettronica, in vigore dal 1° feb. 2018 (RU 2018 89).
262 Introdotto dal n. I dell’O del 6 mar. 2020, in vigore dal 1° gen. 2021 (RU 2020 971).
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