Art. 3 Classement de documents originaux dans le dossier d’archivage

¹ Les collaborateurs du SRC qui attribuent les documents originaux à un système d’information au sens de l’art. 1, al. 1, examinent avant leur classement:

a.: s’il y a suffisamment d’éléments indiquant qu’ils ont une relation avec les tâches définies à l’art. 6 LRens;
b.: si les restrictions de traitement des données énoncées à l’art. 5, al. 5, LRens, sont respectées, et
c.: si les informations contenues dans les documents originaux sont exactes et pertinentes sur la base de la qualité des sources et du genre de transmission.

² En cas de doute, ils contrôlent le contenu du document original concerné.

³ Si le résultat du contrôle est négatif, les collaborateurs détruisent le document original ou le renvoient à l’expéditeur s’il s’avère qu’il provient d’une autorité d’exécution cantonale.

⁴ Les documents originaux qui contiennent des informations sur plusieurs personnes sont évalués dans leur globalité.

⁵ S’il est évident, sur la base de la définition annuelle des thématiques prioritaires traitées par le SRC, qu’un document original doit être classé dans IASA SRC, le collaborateur l’attribue directement à ce système d’information.

⁶ Lorsque des données doivent être versées dans le système INDEX SRC dans les domaines visés par l’art. 29, let. b et c, le contrôle au sens de l’al. 1 incombe au collaborateur de l’autorité d’exécution cantonale en charge de cette tâche.

⁷ Le SRC peut rendre possible la recherche de données dans les systèmes d’information et de stockage de données grâce à la reconnaissance optique de caractères (ROC).

⁸ Il détruit les supports de données qui sont numérisés et classés en tant que documents originaux.

Art. 3 Archiviazione di documenti originali nel sistema di ordinamento

¹ I collaboratori del SIC che assegnano i documenti originali a un sistema d’informazione di cui all’articolo 1 capoverso 1 verificano prima dell’archiviazione se:

a.: sussistono indizi sufficienti di un nesso con i compiti secondo l’articolo 6 LAIn;
b.: i limiti posti al trattamento dei dati dall’articolo 5 capoverso 5 LAIn sono rispettati; e
c.: le informazioni contenute nei documenti originali sono esatte e rilevanti sulla base della qualità della fonte e della modalità di trasmissione.

² Se vi sono dubbi, verificano il contenuto del documento originale in questione.

³ Se la verifica ha esito negativo, i collaboratori distruggono il documento originale oppure lo rinviano al mittente se proviene da un’autorità d’esecuzione cantonale.

⁴ Se un documento originale contiene informazioni su più persone, lo valutano nel suo insieme.

⁵ Se è indubbio, sulla base della definizione annuale delle priorità degli ambiti tematici trattati dal SIC, che un documento originale deve essere archiviato in IASA SIC, il collaboratore lo assegna direttamente a tale sistema d’informazione.

⁶ Nel caso dell’archiviazione di dati in INDEX SIC nelle sezioni di cui all’articolo 29 lettere b e c, la verifica secondo il capoverso 1 è eseguita dal collaboratore competente dell’autorità d’esecuzione cantonale.

⁷ Il SIC può rendere possibile, con l’ausilio del riconoscimento ottico dei caratteri (tecnica OCR), la ricerca di dati nei sistemi d’informazione e di memorizzazione.

⁸ Distrugge i supporti di informazioni che sono archiviati in forma digitale e come documento originale.

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