Art. 6 Gestion financière

(a) Obligations individuelles. Chaque Partie contractante supportera les frais qu’elle encourt dans l’exécution du présent Accord, y compris les frais de rédaction ou de transmission des rapports et de remboursements à ses employés pour des déplacements et d’autres allocations journalières dues dans le cadre de l’activité exercée pour les tâches correspondantes, à moins qu’il n’ait été prescrit que de tels frais seront remboursés par prélèvement sur des fonds communs, comme prévu au par. (g) ci‑dessous.

(b) Obligations financières communes. Les Participants qui veulent partager les frais d’une tâche particulière régleront cette question dans l’Annexe relative à la tâche visée. La répartition des contributions aux frais (que ce soit sous forme d’argent liquide, de services rendus, de droits de propriété intellectuelle ou de fourniture de matériel) et l’utilisation de ces contributions s’effectueront selon les règlements et les décisions adoptées conformément au présent article par le Comité exécutif.

(c) Règles financières et dépenses. Le Comité exécutif agissant à l’unanimité pourra édicter les règlements nécessaires à la saine gestion financière de chaque tâche, y compris, s’il le faut, les mesures suivantes:

(1): établissement de procédures concernant le budget et l’acquisition de choses que l’Agent d’exécution devra appliquer lorsqu’il procède à des paiements par prélèvements sur des fonds communs qui pourront être entretenus par les Participants pour la tâche ou lorsqu’il conclut des contrats au nom des Participants;
(2): fixation de seuils de dépenses à partir desquels l’approbation du Comité exécutif sera requise, y compris les dépenses impliquant le versement de fonds à l’Agent d’exécution pour d’autres frais que les salaires de routine et les coûts administratifs préalablement approuvés par le Comité exécutif dans la procédure budgétaire.

Lorsqu’il s’agit de dépenses réglées par prélèvement sur le fonds commun, l’Agent d’exécution tiendra compte de la nécessité d’assurer une répartition équitable des dépenses entre les pays des Participants, en tant que cela est pleinement compatible avec une gestion technique et financière de la tâche assurant un maximum d’efficacité.

(d) Recette portée au crédit du budget. Toute recette résultant d’une tâche sera portée au crédit du budget de cette tâche.

(e) Comptabilité. Le système de comptabilité utilisé par l’Agent d’exécution sera conforme aux règles comptables usuelles dans le pays de l’Agent d’exécution et appliqué d’une manière conséquente.

(f) Programme de travail et budget, tenue des comptes. Lorsque les Participants conviennent de tenir un fonds commun pour le paiement d’obligations découlant d’un programme de travail et de budget de la tâche, les comptes seront tenus de la manière suivante, à moins qu’il n’en soit décidé autrement par le Comité exécutif, agissant à l’unanimité:

(1): l’exercice annuel financier de la tâche correspondra à l’exercice annuel financier de l’Agent d’exécution;
(2): l’Agent d’exécution préparera et soumettra chaque année à l’approbation du Comité exécutif un projet de programme de travail et de budget ainsi qu’un programme indicatif de travail et de budget pour les deux années suivantes, au plus tard trois mois avant le début de chaque année financière;
(3): l’Agent d’exécution tiendra des archives financières complètes et distinctes, qui rendront clairement compte de tous les fonds et propriétés parvenant sous sa garde ou en sa possession dans le cadre de la tâche;
(4): au plus tard trois mois après le terme de chaque exercice annuel, l’Agent d’exécution soumettra aux vérificateurs des comptes choisis par le Comité exécutif les comptes annuels de la tâche; lorsque la vérification annuelle aura été faite, l’Agent d’exécution présentera les comptes avec le rapport des vérificateurs pour l’approbation du Comité exécutif;
(5): tous les livres de comptes et archives tenus par l’Agent d’exécution seront conservés au moins trois ans à compter de la date à laquelle la tâche aura été achevée;
(6): lorsque c’est prévu dans l’Annexe décrivant une tâche, un Participant qui fournira des services, du matériel ou des droits de propriété intellectuelle pour la tâche aura droit à un crédit fixé par le Comité exécutif agissant à l’unanimité, à valoir sur sa contribution (ou à titre de compensation lorsque la valeur des services, du matériel ou des droits de propriété intellectuelle dépasse le montant de la contribution du Participant); les crédits pour les services des cadres seront calculés selon une échelle déterminée et convenue d’avance, approuvée par le Comité exécutif, et comprendront tous les frais en rapport avec les salaires versés.

(g) Contribution au fonds commun. Si les Participants conviennent de créer un fonds commun dans le cadre du programme annuel de travail et de budget pour une tâche, toutes les contributions financières dues par des Participants pour une tâche seront versées à l’Agent d’exécution dans la monnaie de son pays, en un moment et compte tenu de toutes les autres exigences à fixer par le Comité exécutif agissant à l’unanimité, à condition toutefois que:

(1): les contributions reçues par l’Agent d’exécution ne soient utilisées que selon le programme de travail et le budget de la tâche;
(2): l’Agent d’exécution n’ait aucune obligation d’effectuer un travail pour la tâche jusqu’à ce que les contributions s’élevant au moins à 50 % (paiement en espèces) du montant dû à n’importe quel moment aient été versées.

(h) Services auxiliaires. Les services auxiliaires pourront, après entente avec le Comité exécutif et l’Agent d’exécution, être mis à disposition par celui‑ci pour l’exécution d’une tâche; les frais de ces services, y compris les faux frais relatifs, pourront être couverts par les fonds prescrits au budget pour cette tâche.

(i) Impôts. L’Agent d’exécution paiera tous les impôts et taxes similaires autres que l’impôt sur le revenu perçus par le gouvernement ou les communes au titre d’une tâche, en tant que dépenses pour la tâche, conformément au budget; l’Agent d’exécution s’emploiera néanmoins à obtenir toutes les exemptions possibles de ces impôts.

(j) Vérification des comptes. Tout Participant aura le droit de vérifier les comptes de tout travail effectué dans le cadre d’une tâche, à la charge des fonds communs, cela à ses propres frais et aux conditions suivantes:

(1): l’Agent d’exécution donnera aux autres Participants la possibilité de prendre part à ces vérifications en partageant les frais;
(2): les livres comptables et les archives concernant les activités de l’Agent d’exécution autres que celles qui sont effectuées en faveur de la tâche, seront exclus de cette vérification, mais lorsque le Participant en question demande la vérification de charges portées au budget comme services rendus pour l’exécution, il pourra demander et obtenir à ses propres frais un certificat de vérification des vérificateurs de l’Agent d’exécution;
(3): on ne pourra demander plus d’une vérification par exercice annuel;
(4): une telle vérification ne sera pas exécutée par plus de trois représentants des Participants.

Art. 6 Gestione finanziaria

(a) Obblighi individuali. Ogni Parte contraente sopporterà le spese che le incombono nell’esecuzione del presente Accordo, comprese quelle di redazione e trasmissione dei rapporti, di rimborso degli impiegati per viaggi o altre indennità giornaliere nel quadro dell’attività per i compiti pertinenti, tranne ove fosse stato disposto che tali spese vanno rimborsate con prelievo dai fondi comuni, come previsto nel paragrafo (g) qui di seguito.

(b) Obblighi finanziari comuni. I Partecipanti desiderosi di ripartire le spese d’un compito particolare stabiliranno tale riparto nel pertinente Allegato. Il riparto dei contributi alle spese (in forma di denaro liquido, servizi resi, proprietà intellettuale, o fornitura di materiale) e l’impiego di questi contributi si faranno secondo i regolamenti e le decisioni adottati in virtù del presente articolo dal Comitato esecutivo.

(c) Norme finanziarie e spese. Il Comitato esecutivo, deliberando all’unanimità, potrà emanare tutti i necessari regolamenti per una gestione sana d’ogni compito, compresi, ove occorra, i provvedimenti seguenti:

(1): impostazione delle procedure finanziarie d’acquisto che dovranno essere svolte dall’Agente esecutivo quando effettuerà pagamenti mediante prelievo sui fondi comuni, mantenuti dai Partecipanti ai fini del compito, oppure quando conchiuderà dei contratti in nome dei Partecipanti;
(2): stabilimento delle soglie di spesa a partire dalle quali sarà richiesta l’approvazione del Comitato esecutivo, comprese le spese implicanti il versamento di fondi all’Agente per oneri diversi dal salario abituale e dalle spese amministrative previamente approvate dal Comitato esecutivo nella procedura del preventivo.

Nel conchiudere contratti esterni implicanti spese effettuate tramite prelievo dai fondi comuni, l’Agente esecutivo terrà conto della necessità d’assicurare un’equa distribuzione dei contratti fra i Paesi dei Partecipanti, in quanto ciò risulti compatibile con una gestione tecnica e finanziaria ottimale del compito.

(d) Introito accreditato al preventivo. Ogni introito, risultante da un compito, sarà accreditato al preventivo del compito stesso.

(e) Contabilità. Il sistema di contabilità dell’Agente esecutivo dovrà risultare conforme alle norme contabili usuali nel Paese dell’Agente e dovrà essere applicato in modo coerente.

(f) Programma di lavoro, preventivo, tenuta dei conti. Allorché i Partecipanti convengono di formare un fondo comune per il pagamento di oneri derivanti da un programma di lavoro e dal preventivo del compito, i conti saranno tenuti come segue, tranne diverso deliberato unanime del Comitato esecutivo:

(1): l’esercizio annuo finanziario del compito corrisponderà all’anno finanziario dell’Agente esecutivo;
(2): l’Agente preparerà, e sottoporrà ogni anno all’approvazione del Comitato esecutivo, un progetto di programma di lavoro e di preventivo, nonché un programma indicativo di lavoro e di preventivo per i due anni successivi, al più tardi tre mesi prima dell’inizio d’ogni anno finanziario;
(3): l’Agente terrà archivi finanziari completi e distinti che dovranno riflettere chiaramente lo stato dei fondi e proprietà posti sotto la sua responsabilità o in suo possesso nell’ambito del compito;
(4): al massimo tre mesi dopo la fine d’ogni anno finanziario, l’Agente sottoporrà ai verificatori dei conti, scelti dal Comitato esecutivo, i rendiconti annui; allorché la verifica annua avrà avuto luogo, l’Agente presenterà i conti con il rapporto dei verificatori all’approvazione del Comitato esecutivo;
(5): tutti i libri contabili e gli archivi tenuti dall’Agente andranno conservati per almeno tre anni dopo la fine del compito;
(6): se è previsto nel pertinente Allegato, un Partecipante che fornirà servizi, materiale o proprietà intellettuale per il compito, avrà diritto a un credito stabilito dal Comitato esecutivo, all’unanimità, da far valere sul suo contributo (o a titolo di compensazione, allorché il valore dei servizi materiali o proprietà in parola superi l’ammontare del contributo del partecipante); i crediti per servizi resi saranno calcolati giusta una scala convenuta e approvata dal Comitato esecutivo e comprenderanno tutti gli oneri connessi col versamento dei salari.

(g) Contributo al fondo comune. Se i Partecipanti convengono di stabilire un fondo comune, nel quadro del Programma annuo di lavoro e del preventivo di un compito, ogni contributo finanziario dovuto dai Partecipanti dovrà essere versato all’Agente esecutivo nella moneta del Paese dell’Agente stesso, nella data e nelle guise stabilite dal Comitato esecutivo, all’unanimità, a condizione tuttavia che:

(1): i contributi ricevuti dall’Agente vengano utilizzati soltanto in modo conforme al Programma di lavoro e al preventivo del compito;
(2): l’Agente non abbia alcun obbligo d’effettuare un lavoro nel quadro del compito fino a quando avrà ricevuto dei contributi che raggiungano almeno il 50 per cento (pagamenti in contante) dell’ammontare dovuto a qualunque momento.

(h) Servizi ausiliari. I servizi ausiliari potranno, d’intesa col Comitato esecutivo, essere messi a disposizione dall’Agente per l’esecuzione d’un compito; gli oneri di questi servizi, comprese le spese, potranno essere coperti dai fondi iscritti a preventivo per il compito stesso.

(i) Imposte. L’Agente esecutivo pagherà tutte le imposte e tasse analoghe nonché altre imposte sul reddito riscosse dal governo o dai comuni per un compito, a titolo di oneri sostenuti nell’esecuzione del compito giusta il preventivo; l’Agente provvederà nondimeno ad ottenere tutte le esenzioni fiscali possibili.

(j) Verificazione dei conti. Ogni Partecipante avrà il diritto di verificare i conti per qualunque lavoro effettuato nell’ambito di un compito, per il quale esista un fondo comune, ma dovrà farlo a proprie spese e alle condizioni seguenti:

(1): l’Agente esecutivo darà agli altri Partecipanti l’occasione di prender parte a tali verifiche, ripartendone le spese;
(2): i libri contabili e gli archivi concernenti le attività dell’Agente, che non siano quelli connessi col compito, vanno esclusi dalla verifica, ma allorché il Partecipante in questione domanda la verifica di oneri iscritti al preventivo come servizi resi dall’Agente, esso potrà chiedere e ottenere un certificato di verifica all’uopo, a sue spese, dalla parte dei verificatori dell’Agente;
(3): non si potrà domandare più d’una verifica per ogni anno finanziario;
(4): una tale verifica non sarà eseguita da più di tre rappresentanti dei Partecipanti.

Ceci n’est pas une publication officielle. Seule la publication opérée par la Chancellerie fédérale fait foi. Ordonnance sur les publications officielles, OPubl.
Il presente documento non è una pubblicazione ufficiale. Fa unicamente fede la pubblicazione della Cancelleria federale. Ordinanza sulle pubblicazioni ufficiali, OPubl.