Art. 40 Principes de traitement

¹ Le service du personnel traite les données nécessaires à l’exécution de ses tâches, notamment les données figurant dans les dossiers de candidature, le contrat de travail, le descriptif du poste et les formulaires d’évaluation personnelle ainsi que les décisions fondées sur une évaluation personnelle, les absences du travail, les certificats médicaux, les résultats des tests de personnalité et des tests d’évaluation de potentiel et les extraits de registres publics.

² Les supérieurs hiérarchiques traitent les données nécessaires à l’évaluation de leurs employés, notamment les formulaires d’évaluation.

³ Les tests de personnalité et les tests d’évaluation de potentiel peuvent uniquement être effectués avec le consentement de l’employé concerné.

⁴ Les délais suivants sont applicables à la conservation des données:

a.: pour les dossiers généraux relatifs au personnel: dix ans après la fin des rapports de travail;
b.: pour les données portant sur des mesures sociales, sur des mesures administratives ou pénales ou des mesures relatives aux poursuites: cinq ans après la mise en œuvre de la mesure;
c.: pour les profils de la personnalité: cinq ans après la collecte des données, à moins que la personne concernée n’ait consenti par écrit à une durée de conservation plus longue.

⁵ Sauf disposition contraire convenue par écrit avec la personne concernée, toutes les données concernant le candidat à un poste lui sont renvoyées au terme de la procédure de recrutement si sa candidature est rejetée, à l’exception de la lettre de candidature. Ces données peuvent être conservées plus longtemps si elles sont nécessaires au traitement des recours visés à l’art. 13, al. 2, LEg⁸.

⁸ RS 151.1

Art. 40 Bearbeitungsgrundsätze

¹ Der Personaldienst bearbeitet die zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen Daten, insbesondere Informationen aus den Bewerbungsunterlagen, dem Arbeitsvertrag, der Stellenbeschreibung und den Personalbeurteilungsformularen, sowie die auf einer Personalbeurteilung beruhenden Entscheide, die Abwesenheiten, die Arztzeugnisse, die Ergebnisse von Persönlichkeitstests und Abklärungstests zur Potenzialerfassung und die Auszüge aus öffentlichen Registern.

² Die Vorgesetzten bearbeiten die zur Beurteilung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erforderlichen Daten, insbesondere die Personalbeurteilungsformulare.

³ Persönlichkeitstests sowie Abklärungstests zur Potenzialerfassung dürfen nur mit Einwilligung der betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durchgeführt werden.

⁴ Für die Aufbewahrung der Daten gelten folgende Fristen:

a.: für die allgemeinen Personaldossiers: zehn Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses;
b.: für Daten über Sozialmassnahmen, administrative, betreibungs- und strafrechtliche Massnahmen: fünf Jahre nach Umsetzung der Massnahme;
c.: für Persönlichkeitsprofile: fünf Jahre nach Erhebung der Daten, wenn die betroffene Person nicht einer längeren Aufbewahrungsfrist schriftlich zugestimmt hat.

⁵ Daten von nicht berücksichtigten Stellenbewerberinnen und Stellenbewerbern werden mit Ausnahme des Bewerbungsschreibens ohne anderslautende Vereinbarung nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens zurückgesandt. Sie können länger aufbewahrt werden, wenn sie für die Behandlung von Beschwerden nach Artikel 13 Absatz 2 GlG⁸ benötigt werden.

⁸ SR 151.1

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Dies ist keine amtliche Veröffentlichung. Massgebend ist allein die Veröffentlichung durch die Bundeskanzlei.