Droit interne 1 État - Peuple - Autorités 17 Autorités fédérales
Landesrecht 1 Staat - Volk - Behörden 17 Bundesbehörden

172.010.441 Ordonnance du 3 avril 2019 sur la gestion électronique des affaires dans l'administration fédérale (Ordonnance GEVER)

172.010.441 Verordnung vom 3. April 2019 über die elektronische Geschäftsverwaltung in der Bundesverwaltung (GEVER-Verordnung)

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Art. 5 Numérisation de documents physiques

1 Les unités administratives numérisent les documents qu’elles reçoivent ou produisent sur support physique, notamment papier, et qui contiennent des informations importantes pour les affaires. Les documents physiques qui, pour des raisons techniques, ne s’y prêtent pas n’ont pas à être numérisés.

2 La version numérisée fait foi dans le cadre de la gestion des affaires.

3 Les unités administratives détruisent les documents physiques trois mois après leur numérisation. Un document ne doit pas être détruit:

a.
tant que la loi prévoit qu’il doit être conservé;
b.
tant qu’il pourrait vraisemblablement être utile pour apporter des preuves dans le cadre d’une procédure; les unités administratives définissent à cet effet des catégories de documents dans leurs directives d’organisation (art. 10);
c.
tant qu’il est encore utile pour traiter une affaire;
d.
s’ils doivent être conservés en raison de leur valeur historique ou culturelle.

4 Le lieu d’archivage des documents physiques non détruits est indiqué dans le système de gestion des affaires.

Art. 5 Digitalisierung von physischen Dokumenten

1 Die Verwaltungseinheiten lesen Dokumente, die auf Papier oder in anderer physischer Form eingehen oder erstellt werden und die geschäftsrelevante Informationen enthalten, elektronisch ein. Ausgenommen sind physische Dokumente, die sich aus technischen Gründen nicht dafür eignen.

2 Das elektronische Dokument wird für die Zwecke der Geschäftsverwaltung als massgebliche Version behandelt.

3 Die Verwaltungseinheiten vernichten die physischen Dokumente drei Monate nach dem Einlesen. Nicht vernichtet werden Dokumente:

a.
solange sie aufgrund gesetzlicher Regelungen aufzubewahren sind;
b.
solange sie voraussichtlich benötigt werden, um rechtserhebliche Sachverhalte zu beweisen; die Verwaltungseinheiten definieren hierzu in den Organisationsvorschriften (Art. 10) Kategorien von Dokumenten;
c.
solange sie für die Erledigung der Geschäfte noch benötigt werden;
d.
die aufgrund ihrer historischen oder kulturellen Bedeutung aufzubewahren sind.

4 Im Geschäftsverwaltungssystem wird der Standort von nicht vernichteten physischen Dokumenten festgehalten.

 

Ceci n’est pas une publication officielle. Seule la publication opérée par la Chancellerie fédérale fait foi. Ordonnance sur les publications officielles, OPubl.
Dies ist keine amtliche Veröffentlichung. Massgebend ist allein die Veröffentlichung durch die Bundeskanzlei.