1 The controller of the data file shall maintain a record of the automated processing of sensitive personal data or personality profiles if preventive measures cannot ensure data protection. Records are necessary in particular if it would not otherwise be possible to determine subsequently whether data has been processed for the purposes for which it was collected or disclosed. The Commissioner15 may also recommend that records be maintained of other processing.
2 The records must be stored for one year in a state suitable for auditing. They are accessible only to those bodies or private persons whose duty it is to supervise compliance with the data protection regulations, and may be used only for this purpose.
14 Correction of 12 Oct. 2012, concerns only the Italian text (AS 2012 5521).
15 Term in accordance with Annex 2 No 3 of the Freedom of Information Ordinance of 24 May 2006, in force since 1 July 2006 (AS 2006 2331). This amendment has been made throughout this Ordinance.
1 Le maître du fichier journalise les traitements automatisés de données sensibles ou de profils de la personnalité lorsque les mesures préventives ne suffisent pas à garantir la protection des données. Une journalisation est notamment nécessaire, lorsque, sans cette mesure, il ne serait pas possible de vérifier a posteriori que les données ont été traitées conformément aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou communiquées. Le préposé peut recommander la journalisation pour d’autres traitements.15
2 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés durant une année et sous une forme répondant aux exigences de la révision. Ils sont accessibles aux seuls organes ou personnes chargés de vérifier l’application des dispositions de protection des données personnelles, et ils ne sont utilisés qu’à cette fin.
14 Erratum du 16 oct. 2012, ne concerne que le texte italien (RO 2012 5521).
15 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).
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