Art. 36b Study administration systems

Internal Law 4 Education - Science - Culture 41 Schools

Landesrecht 4 Schule - Wissenschaft - Kultur 41 Schule

414.110 Federal Act of 4 October 1991 on the Federal Institutes of Technology (ETH Act)

414.110 Bundesgesetz vom 4. Oktober 1991 über die Eidgenössischen Technischen Hochschulen (ETH-Gesetz)

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36<-inl><-b>a<-inl><-i><-a>^{Art. 36a">Art. 36a}⁹⁹ Personalinformationssysteme

<-b>36<-b>c<-i><-i>BearbeitungderDaten<-a><-h6>-71.html"> Art. 36c">Art. 36c Bearbeitung der Daten Bearbeitung der Daten

Art. 36b Study administration systems

¹ Both the ETHZ and EPFL shall administer an information system on prospective students, undergraduate and graduate students, doctoral students and auditors in which particularly sensitive personal data and personality profiles may be processed.
² These information systems shall be used for:
a.
admission of prospective students to study programmes and enrolment;
b.
identifying students and monitoring progress in their studies;
c.
certifying the obtaining of credits, the issuance of qualifications and the awarding of academic titles;
d.
providing services relating to studies;
e.
planning and generating statistics.
³ The following data in particular shall be processed in the information systems: personal data, enrolment data, field of study, course of studies, examination results, credits, qualifications and academic titles, scholarships/grants and fees paid as well as disciplinary and other administrative procedures.
⁴ Data may be administered exclusively in electronic form. In this case, documents in hardcopy form are either returned or destroyed once the data has been entered into the information system.
⁵ The data contained in the information systems, if required for performance of the tasks mentioned in paragraph 2 above, may be disclosed through a request procedure. Particularly sensitive data and personality profiles may only be disclosed through a request procedure to authorised employees working for student administration within the ETHZ or EPFL.
⁶ The ETHZ and EPFL shall issue implementing provisions on:
a.
the data contained in their respective information systems;
b.
the processing of data, particularly the capture, storage, communication, archiving and destruction;
c.
the use of data;
d.
data processing permissions;
e.
access permissions within the ETHZ or EPFL;
f.
the communication of non-sensitive data from the information systems to organisations and persons outside the ETHZ or EPFL through request procedures.

Art. 36b">Art. 36b Studienadministrationssysteme
Studienadministrationssysteme

¹ Jede ETH betreibt für die Verwaltung der Daten der Studienanwärter, Studierenden, Doktoranden und Hörer ein Informationssystem, in welchem auch besonders schützenswerte Personendaten und Persönlichkeitsprofile bearbeitet werden können.
² Die Informationssysteme dienen:
a.
der Zulassung der Studienanwärter zum Studium und zur Immatrikulation;
b.
der Identifizierung der Studierenden und der Kontrolle des Studienfortschritts;
c.
der Bescheinigung von Studienleistungen, der Ausstellung von Diplomen und der Erteilung von akademischen Titeln;
d.
der Erbringung studienbezogener Leistungen;
e.
der Planung sowie der Erstellung von Statistiken.
³ In den Informationssystemen werden insbesondere Daten zur Person, zur Immatrikulation, zum Studienfach, zum Studienverlauf, zu Prüfungsergebnissen, Studienleistungen (credits), Diplomen und akademischen Titeln, zu Stipendien und bezahlten Gebühren sowie zu Disziplinar- und anderen Verwaltungsverfahren bearbeitet.
⁴ Die Daten können ausschliesslich elektronisch verwaltet werden. In diesem Fall werden Dokumente in Papierform nach deren Eingabe in das Informationssystem zurückgegeben oder vernichtet.
⁵ Die in den Informationssystemen enthaltenen Daten können, soweit es zur Erfüllung der unter Absatz 2 genannten Aufgaben notwendig ist, durch ein Abrufverfahren bekannt gegeben werden. Die Bekanntgabe besonders schützenswerter Daten und von Persönlichkeitsprofilen durch ein Abrufverfahren ist nur an die für die Studienadministration zuständigen Stellen innerhalb jeder ETH gestattet.
⁶ Die ETH erlassen Ausführungsbestimmungen über:
a.
die in den Informationssystemen enthaltenen Daten;
b.
die Bearbeitung der Daten, insbesondere die Beschaffung, Aufbewahrung, Bekanntgabe, Archivierung und Vernichtung;
c.
die Nutzung der Daten;
d.
die Berechtigungen zur Datenbearbeitung;
e.
die Zugriffsberechtigungen innerhalb der ETH;
f.
die Bekanntgabe von nicht besonders schützenswerten Daten aus den Informationssystemen an Organisationen und Personen ausserhalb der ETH im Abrufverfahren.

This document is not an official publication. Only the publication of the Federal Chancellery is legally binding.
Dies ist keine amtliche Veröffentlichung. Massgebend ist allein die Veröffentlichung durch die Bundeskanzlei.

414.110 Federal Act of 4 October 1991 on the Federal Institutes of Technology (ETH Act)

414.110 Bundesgesetz vom 4. Oktober 1991 über die Eidgenössischen Technischen Hochschulen (ETH-Gesetz)

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