1 Anmeldungen und Belege sind während 30 Jahren nach der Eintragung in das Tagesregister aufzubewahren. Die Statuten von Rechtseinheiten und die Stiftungsurkunden müssen jedoch immer in einer aktuellen Form vorliegen.
2 Wird eine Rechtseinheit im Handelsregister gelöscht, so dürfen die Anmeldungen, Belege und allfällige Mitgliederverzeichnisse zehn Jahre nach der Löschung vernichtet werden.
3 Auf den Anmeldungen und Belegen müssen das Datum und die Nummer der Eintragung ins Tagesregister vermerkt werden.
4 Die mit Eintragungen zusammenhängenden Korrespondenzen sind zehn Jahre aufzubewahren.
5 Schreibt das Gesetz oder die Verordnung vor, dass beim Handelsregisteramt Unterlagen zu hinterlegen sind, die nicht als Belege gelten, so sind sie mit der Unternehmens-Identifikationsnummer der betreffenden Rechtseinheit zu versehen und mit deren Belegen aufzubewahren.
6 Anmeldungen, Belege oder sonstige Dokumente in Papierform können zwecks Aufbewahrung vom Handelsregisteramt elektronisch eingelesen und nach der EÖBV267, insbesondere nach deren Artikel 13, beglaubigt werden. Gebundene Papierdokumente dürfen zertrennt werden, um sie elektronisch einzulesen. Die Originale auf Papier können vernichtet werden, sofern das kantonale Recht dies nicht ausschliesst.268
7 Anmeldungen, Belege oder sonstige Dokumente, die in elektronischer Form vorliegen, dürfen nicht gelöscht werden. Sie müssen durch das Handelsregisteramt so aufbewahrt werden, dass die Daten nicht mehr verändert werden können.269
268 Eingefügt durch Anhang Ziff. 1 der Grundbuchverordnung vom 23. Sept. 2011 (AS 2011 4659). Fassung gemäss Anhang Ziff. II 4 der V vom 8. Dez. 2017 über die Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen, in Kraft seit 1. Febr. 2018 (AS 2018 89).
269 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 6. März 2020, in Kraft seit 1. Jan. 2021 (AS 2020 971).
1 Le notificazioni e i documenti giustificativi sono conservati per una durata di 30 anni dopo l’iscrizione nel registro giornaliero. Lo statuto degli enti giuridici e gli atti di fondazione devono sempre corrispondere alla situazione attuale.
2 Se un ente giuridico è cancellato dal registro di commercio, le notificazioni, i documenti giustificativi e gli eventuali elenchi dei soci possono essere distrutti 10 anni dopo la cancellazione.
3 Le notificazioni e i documenti giustificativi recano la data e il numero dell’iscrizione nel registro giornaliero.
4 La corrispondenza in relazione con le iscrizioni è conservata per 10 anni.
5 Se la legge o l’ordinanza prescrive il deposito presso l’ufficio del registro di commercio di documenti che non sono considerati documenti giustificativi, occorre munirli del numero d’identificazione delle imprese del relativo ente giuridico e conservarli insieme con i documenti giustificativi di quest’ultimo.
6 Notificazioni, documenti giustificativi o altri documenti in forma cartacea possono essere digitalizzati dall’ufficio del registro di commercio ai fini dell’archiviazione e autenticati conformemente all’OAPuE260 e in particolare al suo articolo 13. I documenti cartacei rilegati possono essere sciolti ai fini della digitalizzazione. Gli originali cartacei possono essere distrutti, a condizione che il diritto cantonale non lo escluda.261
7 Notificazioni, documenti giustificativi o altri documenti in forma elettronica non possono essere cancellati. Devono essere conservati dall’ufficio del registro di commercio in modo da impedire che i dati possano essere modificati.262
261 Introdotto dall’all. n. 1 dell’O del 23 set. 2011 sul registro fondiario (RU 2011 4659). Nuovo testo giusta l’all. n. II 4 dell’O dell’8 dic. 2017 sulla realizzazione di atti pubblici e autenticazioni in forma elettronica, in vigore dal 1° feb. 2018 (RU 2018 89).
262 Introdotto dal n. I dell’O del 6 mar. 2020, in vigore dal 1° gen. 2021 (RU 2020 971).
Dies ist keine amtliche Veröffentlichung. Massgebend ist allein die Veröffentlichung durch die Bundeskanzlei.
Il presente documento non è una pubblicazione ufficiale. Fa unicamente fede la pubblicazione della Cancelleria federale. Ordinanza sulle pubblicazioni ufficiali, OPubl.