Art. 5 Finanzielle Regelungen

(a) Veranschlagte Kosten. Die Vertragschliessenden Parteien vereinbaren hiemit, für die Finanzierung der Phase 1 des Projekts diesem die Summe von 2 000 000 D-Mark auf Preisbasis April 1977 zu übergeben. Die Finanzierung von Phase 2, die während der Phase 1 festgelegt wird, soll vom Programmausschuss einstimmig beschlossen werden.

(b) Kostenteilung. Die Kosten der Phase 1 des Projekts werden aus den Beiträgen aller Vertragschliessenden Parteien gemäss Anhang III zum vorliegenden Übereinkommen finanziert. Der Beitrag jeder Vertragschliessenden Partei ist am oder vor dem 1. Februar 1978 an den Projektleiter zu leisten. Die Kosten von Phase 2 werden aus den vom Programmausschuss einstimmig festgelegten Beiträgen der Vertragschliessenden Parteien finanziert. Nach Beratung mit dem Projektleiter beschliesst der Programmausschuss für jedes Jahr der Phase 2 einen Beitragsplan, der die für den Projektleiter bestehende Notwendigkeit berücksichtigt, Geldmittel zur Verfügung zu haben, um seine Verpflichtungen jederzeit erfüllen zu können.

(c) Anpassung der Beiträge. Der Programmausschuss hat die in Anhang III festgelegten Beitragshöhen und die für Phase 2 festzulegenden Beiträge anzupassen, um dadurch Änderungen der Wechselkurse und Preisniveaus zu berücksichtigen, damit gewährleistet ist, dass die angepassten Beiträge eine realistische Grundlage der für die Zwecke des Projekts benötigten Geldmittel darstellen. Kommt es bei den Wechselkursen und Preisniveaus zu erheblichen Schwankungen, so hat der Programmausschuss zu prüfen, ob das Arbeitsprogramm den eingezahlten Geldmitteln angeglichen werden soll. Die Höhe der Beiträge für Phase 1 oder Phase 2 kann der Programmausschuss jederzeit einstimmig anpassen, wie dies durch die jeweilige Änderung im Umfang oder Programm des Projekts bedingt wird.

(d) Erwachsende Einkünfte. Einkünfte, die aus der Durchführung des Projekts erwachsen, sind dem Projekt gutzuschreiben.

(e) Vorschriften. Der Programmausschuss kann einstimmig die für die ordnungsgemässe Verwaltung der Finanzen des Projekts erforderlichen Vorschriften erlassen, die folgendes vorsehen sollen:

(1): Erstellung von Beschaffungsverfahren, die vom Projektleiter beim Abschluss von Verträgen nach Artikel 6 oder bei einer sonstigen Ausgabe von Geldmitteln für das Projekt befolgt werden sollen (bei der Erstellung solcher Verfahren hat der Programmausschuss alle anderen für den Projektleiter geltenden Vorschriften zu berücksichtigen); und
(2): Festlegung einer Ausgabenhöhe, von der an die Zustimmung des Programmausschusses erforderlich ist, einschliesslich der Ausgaben, welche die Auszahlung von Geldern an den Projektleiter für andere Aufwendungen als die üblichen Gehalts- und Verwaltungsausgaben umfassen, die vorher vom Programmausschuss bei der Aufstellung des Budgets genehmigt wurden.

(f) Buchführung. Das vom Projektleiter verwendete Buchführungssystem muss den im Lande des Projektleiters allgemein anerkannten Buchführungsrichtlinien entsprechen und ist durchwegs anzuwenden.

(g) Arbeitsprogramm und Budget, Buchhaltung. Sofern nicht der Programmausschuss einstimmig etwas anderes beschliesst, gilt folgendes:

(1): Das Finanzjahr des Projekts entspricht dem Finanzjahr des Projektleiters.
(2): Bis spätestens drei Monate vor Beginn jedes Finanzjahres hat der Projektleiter einen Entwurf eines Arbeitsprogramms und Budgets auszuarbeiten
und dem Programmausschuss zur Genehmigung vorzulegen. Das Arbeitsprogramm und Budget hat den Bedürfnissen der Programme aller Vertragschliessenden Parteien sowie ihrer finanziellen Beiträge zu dem Projekt gebührend Rechnung zu tragen.
(3): Spätestens drei Monate nach Abschluss jedes Finanzjahres hat der Projektleiter die Jahresabrechnung des Projekts in einer vom Programmausschuss genehmigten Form den externen Rechnungsprüfern des Projektleiters oder anderen vom Programmausschuss bestellten Rechnungsprüfern vorzulegen und die Abrechnung mit dem Bericht der Rechnungsprüfer dem Programmausschuss zur Genehmigung zu unterbreiten.
(4): Der Projektleiter hat vollständige, getrennte Finanzaufzeichnungen zu führen, die eindeutig alle Geldmittel und Sachwerte auszuweisen haben, die im Zusammenhang mit dem Projekt in seine Obhut oder seinen Besitz gelangen.
(5): Alle vom Projektleiter geführten Bücher und Aufzeichnungen sind noch mindestens drei Jahre nach dem Zeitpunkt der Beendigung des Projekts aufzubewahren.
(6): Stellt eine Vertragschliessende Partei dem Projekt Dienstleistungen oder Material zur Verfügung, so hat sie Anspruch auf eine Gutschrift auf ihren Beitrag, die vom Programmausschuss einstimmig festgelegt wird (oder auf eine Vergütung, falls der Wert der betreffenden Dienstleistungen oder des Materials die Höhe des Beitrages der Vertragschliessenden Partei übersteigt); solche Gutschriften für Dienstleistungen des Personals werden nach einem vom Programmausschuss genehmigten, vereinbarten Tarif berechnet und haben auch sämtliche Lohnnebenkosten zu berücksichtigen.

(h) Währung der Beiträge. Die von den Vertragschliessenden Parteien nach dem vorliegenden Übereinkommen geschuldeten Beiträge sind in der Währung des Projektleiters zu leisten (es sei denn, es werde vom Projektleiter im Einvernehmen mit dem Programmausschuss zum Zweck der Bezahlung einer Verpflichtung in einer anderen Währung etwas anderes festgelegt).

(i) Verwendung der Beiträge. Die beim Projektleiter eingegangenen Beiträge sind ausschliesslich im Einklang mit dem entsprechenden Arbeitsprogramm, dem Budget und sonstigen vom Programmausschuss genehmigten Auslagen zu verwenden.

(j) Finanzierungs-Mindesterfordernis. Der Projektleiter ist in keiner Weise verpflichtet, Arbeiten an Phase 1 durchzuführen, ehe nicht alle Beiträge für diese Phase eingegangen sind.

(k) Hilfsdienste. Nach Übereinkunft mit dem Programmausschuss und dem Projektleiter kann dieser für die Durchführung des Projekts Hilfsdienste zur Verfügung stellen, wobei deren Kosten, einschliesslich der allgemeinen Unkosten, die in diesem Zusammenhang anfallen, aus den Budgetmitteln des Projekts beglichen werden können.

(l) Steuern. Der Projektleiter hat alle von der Regierung oder den Gemeinden erhobenen Steuern und ähnliche Abgaben (ausser Einkommenssteuern), die ihr im Zusammenhang mit dem Projekt anfallen, als bei der Durchführung des Projekts entstandene Budgetausgaben zu leisten. Der Projektleiter hat jedoch danach zu trachten, die grösstmögliche Befreiung oder Erleichterung von solchen Steuern zu erwirken.

(m) Andere als gemeinsame Kosten. Jede Vertragschliessende Partei hat das Recht, auf ihre alleinigen Kosten die Buchführung des Projekts unter folgenden Bedingungen zu prüfen:

(1): Die Vertragschliessende Partei muss den anderen Vertragschliessenden Parteien Gelegenheit geben, an solchen Buchprüfungen auf Kostenteilungsbasis teilzunehmen.
(2): Die Bücher und Aufzeichnungen über die Tätigkeiten des Projektleiters, die nicht für das Projekt durchgeführt werden, sind von dieser Rechnungsprüfung auszuschliessen, verlangt jedoch die betreffende Vertragschliessende Partei eine Überprüfung der Budgetbelastungsposten, die auf Dienstleistungen des Projektleiters für das Projekt zurückgehen, so kann sie auf eigene Kosten von den Rechnungsprüfern des Projektleiters eine entsprechende Prüfungsbescheinigung einholen.
(3): Für jedes Finanzjahr darf nicht mehr als eine solche Rechnungsprüfung verlangt werden; und
(4): eine solche Rechnungsprüfung darf von höchstens drei Vertretern der Vertragschliessenden Parteien durchgeführt werden.

Art. 5 Gestione finanziaria

(a) Costi stimati. Le Parti convengono, col presente Accordo, d’assegnare 2 milioni di marchi tedeschi (DM), indice 1977, al finanziamento della fase 1 del Progetto. L’ammontare per la fase 2, da stabilirsi nel corso della fase 1, verrà deciso, all’unanimità, dal Comitato esecutivo.

(b) Riparto delle spese. Le spese della fase 1 saranno coperte coi contributi delle Parti, secondo l’allegato III dell’Accordo. Il contributo di ogni Paese partecipante va versato all’Agente esecutivo il 1° febbraio 1978, al più tardi. Le spese della fase 2 saranno aperte coi contributi delle Parti, stabiliti, all’unanimità, del Comitato esecutivo. Sentito l’Agente esecutivo, il Comitato adotta, per ogni anno della fase 2, una chiave di contribuzione atta a far sì che l’Agente esecutivo disponga dei fondi sufficienti per affrontare a tempo debito i propri impegni.

(c) Modificazione dei contributi. Il Comitato esecutivo modificherà la chiave di contribuzione, dell’Allegato III, e i contributi della fase 2, seguendo l’andamento dei cambi e dei prezzi, in modo che i nuovi contributi corrispondano effettivamente al fabbisogno del Progetto. Ove si dessero importanti fluttuazioni dei cambi e dei prezzi, il Comitato prospetterà la possibilità d’adeguare il programma stesso di lavoro. Il Comitato, all’unanimità, può modificare in ogni tempo i contributi, della fase 1 come della fase 2, onde riflettere i cambiamenti d’ampiezza del Progetto o del suo programma d’attuazione.

(d) Introiti. Gli introiti derivanti dalla realizzazione del Progetto saranno ascritti a credito del conto del medesimo.

(e) Prescrizioni. Deliberando all’unanimità, il Comitato esecutivo può emanare le prescrizioni necessarie ad una gestione sana del Progetto; esse prevederanno:

(1): l’impostazione delle procedure d’acquisto che l’Agente esecutivo dovrà applicare nella stipula dei contratti secondo l’articolo 6 o nell’impegno dei fondi ai fini del Progetto; e
(2): la definizione di soglie di spesa oltre le quali occorre l’approvazione del Comitato, comprese le spese implicanti versamenti all’Agente per oneri diversi dai salari e dagli esborsi amministrativi ordinari, già approvati dal Comitato nel quadro del preventivo.

(f) Contabilità. Il sistema di contabilità dell’Agente esecutivo dovrà risultare conforme alle norme contabili usuali nel Paese dell’Agente e dovrà essere applicato in modo coerente.

(g) Programma di lavoro preventivo, tenuta dei conti. Tranne decisione contraria unanime del Comitato esecutivo:

(1): l’esercizio finanziario annuale del Progetto corrisponderà all’esercizio finanziario annuale dell’Agente;
(2): entro 3 mesi dall’inizio dell’esercizio finanziario, l’Agente allestirà, e proporrà al Comitato, un disegno di programma e di preventivo, riflettenti adeguatamente bisogni e contributi d’ogni Parte contraente;
(3): entro 3 mesi dalla fine dell’esercizio finanziario, l’Agente, nella forma voluta dal Comitato, sottoporrà il consuntivo al verificatore esterno già designato o ad altro verificatore scelto dal Comitato; il consuntivo, corredato dal rapporto del verificatore, verrà poi sottoposto all’approvazione del Comitato;
(4): l’Agente conserverà archivi finanziari completi e distinti, riflettenti chiaramente lo stato dei fondi e dei beni in sua custodia o in suo possesso nell’ambito del Progetto;
(5): l’Agente conserverà i libri contabili e gli archivi durante almeno tre anni a contare dalla fine del Progetto; e
(6): una Parte contraente che fornisca servizi o materiali per il Progetto, avrà diritto a un credito, dell’ammontare fissato dal Comitato unanime, da imputare sul suo contributo (o da far valere per compensazione, se il valore dei servizi e dei materiali supera l’ammontare del contributo); i crediti per i servizi dei quadri vanno calcolati secondo una scala prefissata, approvata dal Comitato, e comprenderanno tutte le spese relative ai salari.

(h) Moneta di regolamento. I contributi dovuti dalle Parti contraenti, in virtù del presente Accordo, vanno pagati nella moneta dei Paese dell’Agente esecutivo (tranne ove questo, d’accordo col Comitato, abbia previsto un modo diverso).

(i) Impiego dei contributi. L’Agente può utilizzare i contributi ricevuti solo conformemente al programma di lavoro e al relativo preventivo; può utilizzarli però anche per far fronte ad altre spese, purché approvate dal Comitato.

(j) Finanziamento minimo. L’Agente non è tenuto ad avviare le attività della fase 1 prima d’averne ricevuto interamente i contributi.

(k) Servizi ausiliari. Previo accordo col Comitato, l’Agente potrà mettere a disposizione, per la realizzazione del Progetto, dei servizi ausiliari, i cui costi andranno coperti mediante i fondi iscritti a preventivo.

(l) Imposte. L’Agente pagherà tutte le imposte e tasse analoghe (che non siano sul reddito) riscosse dal Governo o dai Comuni nel quadro del Progetto, in quanto spese per l’attuazione del medesimo, secondo il preventivo; l’Agente comunque provvederà ad ottenere tutte le esenzioni fiscali possibili.

(m) Spese diverse da quelle comuni. Ogni Parte può, a proprie spese, far verificare i conti, osservando quanto segue:

(1): la Parte istante deve offrire alle altre la possibilità di partecipare, contribuendo alle spese, alla verifica prospettata;
(2): i conti concernenti le attività dell’Agente esulanti dal Progetto non possono venir inclusi nella verifica; la Parte istante può nondimeno far verificare le spese per servizi resi dall’Agente al Progetto, e registrate come tali nel preventivo, e, sempre a proprie spese, può chiederne il relativo rapporto ai verificatori dei costi;
(3): nel corso d’uno stesso esercizio finanziario non si può chiedere più d’una verifica di tal genere; e
(4): tale verifica sarà eseguita, al massimo, da tre rappresentanti delle Parti.

Dies ist keine amtliche Veröffentlichung. Massgebend ist allein die Veröffentlichung durch die Bundeskanzlei.
Il presente documento non è una pubblicazione ufficiale. Fa unicamente fede la pubblicazione della Cancelleria federale. Ordinanza sulle pubblicazioni ufficiali, OPubl.