Art. 3 Ablage von Originaldokumenten in der Aktenablage

¹ Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des NDB, welche die Originaldokumente einem Informationssystemen nach Artikel 1 Absatz 1 zuweisen, prüfen vor der Ablage, ob:

a.: genügend Anhaltspunkte bestehen, dass der Aufgabenbezug nach Artikel 6 NDG gegeben ist;
b.: die Datenbearbeitungsschranke nach Artikel 5 Absatz 5 NDG eingehalten wird; und
c.: die in den Originaldokumenten enthaltenen Informationen aufgrund der Quellenqualität und der Übermittlungsart richtig und erheblich sind.

² Bestehen Zweifel, so prüfen sie das betreffende Originaldokument inhaltlich.

³ Fällt die Prüfung negativ aus, so vernichten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Originaldokument oder schicken es zurück, wenn es von einer kantonalen Vollzugsbehörde stammt.

⁴ Enthält ein Originaldokument Informationen über mehrere Personen, so wird es als Ganzes beurteilt.

⁵ Ist es aufgrund der jährlichen Priorisierung der vom NDB bearbeiteten Themengebiete unbestritten, dass ein Originaldokument in IASA NDB abgelegt werden muss, so weist die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter es diesem Informationssystem direkt zu.

⁶ Bei der Ablage von Daten im INDEX NDB in den Bereichen nach Artikel 29 Buchstaben b und c nimmt die zuständige Mitarbeiterin oder der zuständige Mitarbeiter der kantonalen Vollzugsbehörde die Prüfung nach Absatz 1 vor.

⁷ Der NDB kann die Daten in den Informations- und Speichersystemen mit Hilfe der optischen Zeichenerkennung (OCR-Technik) durchsuchbar machen.

⁸ Er vernichtet Informationsträger, die digitalisiert und als Originaldokument abgelegt sind.

Art. 3 Classement de documents originaux dans le dossier d’archivage

¹ Les collaborateurs du SRC qui attribuent les documents originaux à un système d’information au sens de l’art. 1, al. 1, examinent avant leur classement:

a.: s’il y a suffisamment d’éléments indiquant qu’ils ont une relation avec les tâches définies à l’art. 6 LRens;
b.: si les restrictions de traitement des données énoncées à l’art. 5, al. 5, LRens, sont respectées, et
c.: si les informations contenues dans les documents originaux sont exactes et pertinentes sur la base de la qualité des sources et du genre de transmission.

² En cas de doute, ils contrôlent le contenu du document original concerné.

³ Si le résultat du contrôle est négatif, les collaborateurs détruisent le document original ou le renvoient à l’expéditeur s’il s’avère qu’il provient d’une autorité d’exécution cantonale.

⁴ Les documents originaux qui contiennent des informations sur plusieurs personnes sont évalués dans leur globalité.

⁵ S’il est évident, sur la base de la définition annuelle des thématiques prioritaires traitées par le SRC, qu’un document original doit être classé dans IASA SRC, le collaborateur l’attribue directement à ce système d’information.

⁶ Lorsque des données doivent être versées dans le système INDEX SRC dans les domaines visés par l’art. 29, let. b et c, le contrôle au sens de l’al. 1 incombe au collaborateur de l’autorité d’exécution cantonale en charge de cette tâche.

⁷ Le SRC peut rendre possible la recherche de données dans les systèmes d’information et de stockage de données grâce à la reconnaissance optique de caractères (ROC).

⁸ Il détruit les supports de données qui sont numérisés et classés en tant que documents originaux.

Dies ist keine amtliche Veröffentlichung. Massgebend ist allein die Veröffentlichung durch die Bundeskanzlei.
Ceci n’est pas une publication officielle. Seule la publication opérée par la Chancellerie fédérale fait foi. Ordonnance sur les publications officielles, OPubl.