Art. 5 Finanzielle Regelungen

(a) Veranschlagte Kosten. Die Vertragschliessenden Parteien vereinbaren hiemit, für die Finanzierung der Phase 1 des Projekts diesem die Summe von 2 000 000 D-Mark auf Preisbasis April 1977 zu übergeben. Die Finanzierung von Phase 2, die während der Phase 1 festgelegt wird, soll vom Programmausschuss einstimmig beschlossen werden.

(b) Kostenteilung. Die Kosten der Phase 1 des Projekts werden aus den Beiträgen aller Vertragschliessenden Parteien gemäss Anhang III zum vorliegenden Übereinkommen finanziert. Der Beitrag jeder Vertragschliessenden Partei ist am oder vor dem 1. Februar 1978 an den Projektleiter zu leisten. Die Kosten von Phase 2 werden aus den vom Programmausschuss einstimmig festgelegten Beiträgen der Vertragschliessenden Parteien finanziert. Nach Beratung mit dem Projektleiter beschliesst der Programmausschuss für jedes Jahr der Phase 2 einen Beitragsplan, der die für den Projektleiter bestehende Notwendigkeit berücksichtigt, Geldmittel zur Verfügung zu haben, um seine Verpflichtungen jederzeit erfüllen zu können.

(c) Anpassung der Beiträge. Der Programmausschuss hat die in Anhang III festgelegten Beitragshöhen und die für Phase 2 festzulegenden Beiträge anzupassen, um dadurch Änderungen der Wechselkurse und Preisniveaus zu berücksichtigen, damit gewährleistet ist, dass die angepassten Beiträge eine realistische Grundlage der für die Zwecke des Projekts benötigten Geldmittel darstellen. Kommt es bei den Wechselkursen und Preisniveaus zu erheblichen Schwankungen, so hat der Programmausschuss zu prüfen, ob das Arbeitsprogramm den eingezahlten Geldmitteln angeglichen werden soll. Die Höhe der Beiträge für Phase 1 oder Phase 2 kann der Programmausschuss jederzeit einstimmig anpassen, wie dies durch die jeweilige Änderung im Umfang oder Programm des Projekts bedingt wird.

(d) Erwachsende Einkünfte. Einkünfte, die aus der Durchführung des Projekts erwachsen, sind dem Projekt gutzuschreiben.

(e) Vorschriften. Der Programmausschuss kann einstimmig die für die ordnungsgemässe Verwaltung der Finanzen des Projekts erforderlichen Vorschriften erlassen, die folgendes vorsehen sollen:

(1): Erstellung von Beschaffungsverfahren, die vom Projektleiter beim Abschluss von Verträgen nach Artikel 6 oder bei einer sonstigen Ausgabe von Geldmitteln für das Projekt befolgt werden sollen (bei der Erstellung solcher Verfahren hat der Programmausschuss alle anderen für den Projektleiter geltenden Vorschriften zu berücksichtigen); und
(2): Festlegung einer Ausgabenhöhe, von der an die Zustimmung des Programmausschusses erforderlich ist, einschliesslich der Ausgaben, welche die Auszahlung von Geldern an den Projektleiter für andere Aufwendungen als die üblichen Gehalts- und Verwaltungsausgaben umfassen, die vorher vom Programmausschuss bei der Aufstellung des Budgets genehmigt wurden.

(f) Buchführung. Das vom Projektleiter verwendete Buchführungssystem muss den im Lande des Projektleiters allgemein anerkannten Buchführungsrichtlinien entsprechen und ist durchwegs anzuwenden.

(g) Arbeitsprogramm und Budget, Buchhaltung. Sofern nicht der Programmausschuss einstimmig etwas anderes beschliesst, gilt folgendes:

(1): Das Finanzjahr des Projekts entspricht dem Finanzjahr des Projektleiters.
(2): Bis spätestens drei Monate vor Beginn jedes Finanzjahres hat der Projektleiter einen Entwurf eines Arbeitsprogramms und Budgets auszuarbeiten
und dem Programmausschuss zur Genehmigung vorzulegen. Das Arbeitsprogramm und Budget hat den Bedürfnissen der Programme aller Vertragschliessenden Parteien sowie ihrer finanziellen Beiträge zu dem Projekt gebührend Rechnung zu tragen.
(3): Spätestens drei Monate nach Abschluss jedes Finanzjahres hat der Projektleiter die Jahresabrechnung des Projekts in einer vom Programmausschuss genehmigten Form den externen Rechnungsprüfern des Projektleiters oder anderen vom Programmausschuss bestellten Rechnungsprüfern vorzulegen und die Abrechnung mit dem Bericht der Rechnungsprüfer dem Programmausschuss zur Genehmigung zu unterbreiten.
(4): Der Projektleiter hat vollständige, getrennte Finanzaufzeichnungen zu führen, die eindeutig alle Geldmittel und Sachwerte auszuweisen haben, die im Zusammenhang mit dem Projekt in seine Obhut oder seinen Besitz gelangen.
(5): Alle vom Projektleiter geführten Bücher und Aufzeichnungen sind noch mindestens drei Jahre nach dem Zeitpunkt der Beendigung des Projekts aufzubewahren.
(6): Stellt eine Vertragschliessende Partei dem Projekt Dienstleistungen oder Material zur Verfügung, so hat sie Anspruch auf eine Gutschrift auf ihren Beitrag, die vom Programmausschuss einstimmig festgelegt wird (oder auf eine Vergütung, falls der Wert der betreffenden Dienstleistungen oder des Materials die Höhe des Beitrages der Vertragschliessenden Partei übersteigt); solche Gutschriften für Dienstleistungen des Personals werden nach einem vom Programmausschuss genehmigten, vereinbarten Tarif berechnet und haben auch sämtliche Lohnnebenkosten zu berücksichtigen.

(h) Währung der Beiträge. Die von den Vertragschliessenden Parteien nach dem vorliegenden Übereinkommen geschuldeten Beiträge sind in der Währung des Projektleiters zu leisten (es sei denn, es werde vom Projektleiter im Einvernehmen mit dem Programmausschuss zum Zweck der Bezahlung einer Verpflichtung in einer anderen Währung etwas anderes festgelegt).

(i) Verwendung der Beiträge. Die beim Projektleiter eingegangenen Beiträge sind ausschliesslich im Einklang mit dem entsprechenden Arbeitsprogramm, dem Budget und sonstigen vom Programmausschuss genehmigten Auslagen zu verwenden.

(j) Finanzierungs-Mindesterfordernis. Der Projektleiter ist in keiner Weise verpflichtet, Arbeiten an Phase 1 durchzuführen, ehe nicht alle Beiträge für diese Phase eingegangen sind.

(k) Hilfsdienste. Nach Übereinkunft mit dem Programmausschuss und dem Projektleiter kann dieser für die Durchführung des Projekts Hilfsdienste zur Verfügung stellen, wobei deren Kosten, einschliesslich der allgemeinen Unkosten, die in diesem Zusammenhang anfallen, aus den Budgetmitteln des Projekts beglichen werden können.

(l) Steuern. Der Projektleiter hat alle von der Regierung oder den Gemeinden erhobenen Steuern und ähnliche Abgaben (ausser Einkommenssteuern), die ihr im Zusammenhang mit dem Projekt anfallen, als bei der Durchführung des Projekts entstandene Budgetausgaben zu leisten. Der Projektleiter hat jedoch danach zu trachten, die grösstmögliche Befreiung oder Erleichterung von solchen Steuern zu erwirken.

(m) Andere als gemeinsame Kosten. Jede Vertragschliessende Partei hat das Recht, auf ihre alleinigen Kosten die Buchführung des Projekts unter folgenden Bedingungen zu prüfen:

(1): Die Vertragschliessende Partei muss den anderen Vertragschliessenden Parteien Gelegenheit geben, an solchen Buchprüfungen auf Kostenteilungsbasis teilzunehmen.
(2): Die Bücher und Aufzeichnungen über die Tätigkeiten des Projektleiters, die nicht für das Projekt durchgeführt werden, sind von dieser Rechnungsprüfung auszuschliessen, verlangt jedoch die betreffende Vertragschliessende Partei eine Überprüfung der Budgetbelastungsposten, die auf Dienstleistungen des Projektleiters für das Projekt zurückgehen, so kann sie auf eigene Kosten von den Rechnungsprüfern des Projektleiters eine entsprechende Prüfungsbescheinigung einholen.
(3): Für jedes Finanzjahr darf nicht mehr als eine solche Rechnungsprüfung verlangt werden; und
(4): eine solche Rechnungsprüfung darf von höchstens drei Vertretern der Vertragschliessenden Parteien durchgeführt werden.

Art. 5 Gestion financière

(a) Coûts estimatifs. Les Parties contractantes conviennent par le présent Accord d’engager la somme de 2 millions de Deutschmarks (DM), aux prix d’avril 1977, pour le financement de la phase 1 du Projet. Le montant de l’engagement financier pour la phase 2, qui sera fixé au cours de la phase 1, fera l’objet d’une décision du Comité exécutif, se prononçant à l’unanimité.

(b) Répartition des dépenses. Les dépenses de la phase 1 du projet sont financées par les contributions de chaque Partie contractante selon le barème prévu à l’annexe III du présent Accord. La contribution de chaque pays participant est versée à l’Agent d’exécution le 1^er février 1978 au plus tard. Les dépenses de la phase 2 seront financées par les contributions des Parties contractantes, fixées par le Comité exécutif, se prononçant à l’unanimité. En consultant avec l’Agent d’exécution, le Comité exécutif adopte pour chaque année de la phase 2, un barème des contributions tenant compte du fait que l’Agent d’exécution doit disposer des fonds lui permettant de faire face en temps voulu à ses engagements.

(c) Modifications du montant des contributions. Le Comité exécutif modifiera le barème des contributions figurant à l’Annexe III et les contributions qui seront fixées pour la phase 2 afin de tenir compte des variations des taux de change et de l’évolution du niveau des prix, s’agissant que les nouvelles contributions correspondent bien au fonds nécessaires à la réalisation du Projet. En cas de variations importantes des taux de change et du niveau des prix, le Comité exécutif examine la possibilité d’adapter le programme de travail aux crédits affectés au Projet. Le Comité exécutif, agissant à l’unanimité, peut modifier en tout temps les montants des contributions pour la phase 1 ou la phase 2 afin de tenir compte de toute modification apportée à l’ampleur du Projet ou au programme de réalisation.

(d) Recettes. Les recettes résultant de la réalisation du Projet sont portées au crédit du compte du Projet.

(e) Prescriptions. Le Comité exécutif, agissant à l’unanimité, peut établir les prescriptions nécessaires à une saine gestion financière du Projet, qui doivent prévoir:

(1): l’établissement de procédures d’acquisition que l’Agent d’exécution appliquera en concluant des contrats en vertu de l’art. 6 ou en engageant des fonds pour l’exécution du Projet (lors de l’établissement de ces procédures, le Comité exécutif doit tenir compte de tous les autres règlements s’appliquant à l’Agent d’exécution); et
(2): la fixation de seuils de dépenses à partir desquels l’approbation du Comité exécutif sera nécessaire, y compris les dépenses impliquant le versement de fonds à l’Agent d’exécution pour d’autres frais que les salaires et les frais administratifs ordinaires déjà approuvés par le Comité exécutif dans le cadre du budget.

(f) Comptabilité. Le système de comptabilité utilisé par l’Agent d’exécution doit être conforme aux règles comptables usuelles dans le pays de l’Agent d’exécution et appliqué de manière conséquente.

(g) Programme de travail et budget, tenue des comptes. Sauf décision contraire du Comité exécutif, adoptée à l’unanimité:

(1): l’exercice annuel financier du Projet correspondra à l’exercice annuel financier de l’Agent d’exécution;
(2): au plus tard trois mois avant le début de chaque exercice financier, l’Agent d’exécution préparera et soumettra chaque année à l’approbation du Comité exécutif un projet de programme de travail et de budget. Le programme de travail et le budget doivent tenir dûment compte des besoins des programmes de chaque Partie contractante et de leur contribution financière au Projet;
(3): au plus tard trois mois après le terme de chaque exercice annuel financier, l’Agent d’exécution soumettra pour vérification dans la forme approuvée par le Comité exécutif les comptes annuels à l’agence externe de contrôle des comptes de l’Agent d’exécution ou aux autres vérificateurs des comptes choisis par le Comité exécutif; le compte annuel accompagné du rapport des vérificateurs des comptes sera soumis pour approbation au Comité exécutif;
(4): l’Agent d’exécution tiendra des archives financières complètes et distinctes, qui rendront clairement compte de tous les fonds et les biens dont il a la garde ou qui sont en sa possession dans le cadre du Projet;
(5): l’Agent d’exécution conservera tous ses livres de comptes et archives pendant une période d’au moins trois ans à compter de la date à laquelle l’exécution du Projet sera achevée; et
(6): une Partie contractante qui fournira des services ou du matériel pour le Projet aura le droit à un crédit, dont le montant est fixé par le Comité exécutif agissant à l’unanimité, à valoir sur sa contribution (ou à titre de compensation lorsque la valeur de ces services ou de ce matériel dépasse le montant de la contribution de cette Partie contractante); les crédits pour les services des cadres sont calculés selon une échelle déterminée et convenue d’avance, approuvée par le Comité exécutif, et comprendront tous les frais afférents aux salaires.

(h) Monnaie de règlement. Les contributions dues par les Parties contractantes en vertu du présent Accord sont versées dans la monnaie du pays de l’Agent d’exécution (à moins que celui-ci ne prévoie, avec l’accord du Comité exécutif, un autre mode de règlement pour faire face à un engagement pris dans une autre monnaie).

(i) Utilisation des contributions. L’Agent d’exécution ne peut utiliser les contributions qu’il a reçues que conformément au programme de travail et au budget correspondant, ainsi que pour faire face aux autres dépenses approuvées par le Comité exécutif.

(j) Financement minimum. L’Agent d’exécution n’est pas tenu de mettre en œuvre les activités prévues pour la phase 1 avant d’avoir reçu toutes les contributions qui doivent être versées pour cette phase.

(k) Services auxiliaires. Des services auxiliaires pourront, après entente avec le Comité exécutif et l’Agent d’exécution, être mis à disposition par l’Agent d’exécution pour la réalisation du Projet; les frais de ces services, y compris les faux frais y afférents, pourront être couverts par les fonds inscrits au budget du Projet.

(l) Impôts. L’Agent d’exécution paiera tous les impôts et taxes similaires (autres que l’impôt sur le revenu) perçus par le Gouvernement ou les communes dans le cadre du Projet, en tant que dépenses assumées pour la réalisation du Projet, conformément au budget; l’Agent d’exécution s’emploiera à obtenir toutes les exonérations ou dégrèvements d’impôts possibles.

(m) Dépenses autres que les dépenses communes. Chaque Partie contractante a le droit de faire vérifier les comptes du Projet à ses propres frais et aux conditions suivantes:

(1): la Partie contractante doit donner aux autres Parties contractantes la possibilité de participer à une telle vérification en contribuant aux frais qu’elle entraîne;
(2): les comptes et les relevés concernant les activités de l’Agent d’exécution autres que celles qui sont accomplies pour l’exécution du projet ne peuvent faire l’objet d’une telle vérification, mais lorsque la Partie contractante intéressée exige de vérifier les dépenses portées au budget au titre de services rendus pour l’exécution du Projet par l’Agent d’exécution, elle peut, à ses propres frais, demander d’obtenir une attestation de vérification aux vérificateurs des comptes de l’Agent d’exécution;
(3): on ne pourra demander plus d’une vérification de ce genre au cours du même exercice financier; et
(4): une telle vérification ne sera pas exécutée par plus de trois représentants des Parties contractantes.

Dies ist keine amtliche Veröffentlichung. Massgebend ist allein die Veröffentlichung durch die Bundeskanzlei.
Ceci n’est pas une publication officielle. Seule la publication opérée par la Chancellerie fédérale fait foi. Ordonnance sur les publications officielles, OPubl.